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Déclarer un évènement est une obligation et une autorisation de la part des autorités responsables est nécessaire. Que ce soit un recrutement, un appel aux dons, un spectacle payant ou d'autres activités qui a pour objectif de rassembler de nombreuses personnes, une déclaration soit à la mairie soit en préfecture est importante.

JTS Events est une société qui propose la location de chapiteau et qui peut vous aider à déclarer un évènement dans un lieu privé. Les démarches administratives doivent être réalisées pour être en conformité devant la loi et pour le bon déroulement de l’évènement.

Pourquoi il est important de déclarer un évènement dans un lieu privé ?

Déclarer un évènement dans un lieu privé est essentiel pour son bon déroulement. Pour ce faire, se rendre à la préfecture ou à la mairie pour obtenir une autorisation est le meilleur moyen de s’y conformer.

Quand une autorisation est-elle nécessaire ?

Une autorisation est nécessaire si les activités envisagées, que ce soit une cérémonie, une manifestation ou un rassemblement, sont considérées comme à risque pour tous les participants. À cet effet, déclarer un évènement dans un lieu privé joue un rôle prépondérant pour la suite de l’activité.

La manifestation d’association ne demande pas d’autorisation administrative particulière si l’activité ne représente aucun danger pour les participants, par exemple si la communauté effectue une réunion pour trancher sur certaines décisions.

Par contre, renseigner le voisinage de l’activité qui se déroulera sur un terrain privatif est une marque de respect mutuel et de savoir-vivre même si aucune démarche administrative n’est nécessaire. C’est également une notion d’ordre public qu’il faut respecter.

 

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Comment obtenir l’autorisation de la préfecture ou de la mairie ?

La formalité déclarative doit contenir certaines informations afin que le demandeur puisse obtenir une autorisation pour son évènement. À part les données de l’organisateur et de l’endroit où la cérémonie se déroulera, il faut mentionner :

  • Le lieu et l’objet du rassemblement
  • La date de l’évènement
  • Le nombre de participants
  • Les spécificités des activités, etc.

La déposition de la demande d’autorisation doit aussi respecter un délai avant l’évènement. En effet, elle peut être réalisée deux jours jusqu’à 2 mois avant l’évènement et 3 mois s’il y a une installation spécifique ou un bon nombre de personnes.

Qu’est-ce qu’une déclaration à la SACEM ?

Déclarer un évènement dans un lieu privé doit se faire à la délégation régionale si le concerné souhaite diffuser de la musique. L’arrêté municipal limite la diffusion de musique à partir d’une certaine heure sous peine de contravention.

Cette déclaration doit se faire deux semaines avant l’évènement. Un contrat doit être signé pour assurer le respect des obligations. Dans le cas où l’association souhaite mettre à la disposition des participants une buvette, la déclaration et l’autorisation sont obligatoires.

L’organisation des activités comme le loto, la loterie ou encore la tombola requiert également une autorisation tout comme il nécessite l’utilisation de chapiteau adapté pour l’évènement. Faites confiance à l’équipe de JTS Events pour une location de tente.

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