Les détails sur la déclaration préalable
La déclaration préalable doit contenir certaines informations pour que l’organisateur événementiel ou de manifestation de tout genre puisse déclarer un événement. Ce document, une fois rédigé, doit être signé par l’un des organisateurs de l’événement. La commune ou la préfecture qui reçoit la déclaration doit délivrer un récépissé en réponse à ce document.
Le papier doit contenir :
- les coordonnées de l’association ou de l’entreprise à l’initiative de l’événement
- le contact des organisateurs
- l’objet de la cérémonie
- le ou les lieux de l’événement
- la date et les heures de début et de fin
En cas de déplacement, doivent s’y trouver aussi :
- l’itinéraire
- une approximation du nombre de participants
- le descriptif des mesures de sécurité mises en place
- les particularités de l’événement
Certains événements ne sont pas concernés par cette lettre. Ce sont les sorties sur les voies publiques qui concernent les usages locaux comme les fêtes traditionnelles et les fêtes villageoises.
Certaines de ces informations sont vérifiées par l’autorité publique pendant la préparation de l’événement. Ce sont les dispositifs de sécurité, les installations d’infrastructures comme les enceintes, les tentes, les gradins, etc.
Il y a aussi les assurances en cas de remise de responsabilité, et – le cas échéant – les moyens entrepris pour la remise en état du lieu après l’événement. La police nationale peut aider l’organisateur dans les moyens de sécurité s’il est utile de l’intensifier.